メールの書き方のお勉強

仕事上、メールをすることは多いが、メールはどうも苦手だ。どうも後手後手に回ってしまう。

そこで、苦手意識を克服するためのワンステップとして、メールの書き方についての本を1冊（だけ）読んだので、概要だけまとめておく。

ポイント：メールのやり取りをコントロールすること

例えば、「〜の件について一度打ち合わせをさせていただけませんか」というメールを送ったとしよう。この例で、相手から、「じゃあ来週の月曜日10時からお願いします」と言われて、自分がその時間が差し支えなのであれば、完全に時間の無駄だ。また、できればその時間は避けたかったが、受け入れざるをえないということになれば、そのほかの仕事にも影響を及ぼす。このメールは、コントロールできていない。

より良いメールは、例えば、「〜の件について、一度、30分程度の打ち合わせをお願いします。私は来週月曜日午後、火曜日終日であれば対応できます。」というものだ。こう提案しておけば、自分の都合の良い日に打ち合わせを入れられるばかりでなく、メールを受け取った相手も、2日分のスケジュールだけ見れば良いから答えやすい。また、メールの往復の回数も減り、無駄を削減できる。

上記はスケジュール調整の例だが、例えば、なにかの議論をする際にも、達成すべきゴールにどうやったら最小の回数のメールで済むかを先回りしてメールの内容を書くことが重要だ。

例えば、「〜の点についてどのようにお考えでしょうか」というメールは最悪だ。どんな答えが返ってくるかわからないので、やり取りをコントロールできない。また、メールを受け取った相手としても、質問の幅が広く、どのようなことを答えるべきなのかを検討するのに時間がかかり、結局、返信しないということにもなりかねない。

意見を求める際には、自分の言いたいことをまず言っておいて、それに対して意見を求めるという形にすべきだ。そうすれば、議論のポイントをはずすこともないし、相手方も返信しやすくなる。

ほかにも、期限設定について、「お手すきの時にご連絡ください」とかいうのも最悪だ。このメールを送ってしまうと、相手に催促のメールを各段に送りにくくなる。「◯月◯日までにご連絡ください」と期限を明記するべきで、期限を過ぎたら、すみやかに状況を確認するメールを送るべきだ。

結局、メールのやり取りを通じて達成したい目的に到達するためには、どのような内容でメールを書くべきなのかを意識することが重要ということだ。ビジネスの場でしょっちゅう言われる「ゴールの設定、現状の把握、ギャップを埋める」という基本ステップは、メールの場にも当てはまる。どうしたらゴールに到達できるかを常に意識してメールの文面は考える必要がある。

その際には、メールのレイアウトには当然気を使い、相手に理解してもらえるものにしなければならないし、相手が返信しやすい形でメールを送ってあげることが重要だ。

最後に付け加えるとすれば、「ボールを持たない」ことだ。メールは文学ではないのだから、上記の目的に沿った内容のメールを、さっさと返信すべきだ。「後ほど返信」という姿勢だと、単純にメールを2度読むという手間がかかるし、最悪、返信をし忘れるという最悪の事態も生じかねない。もっとも、いちいちメールの通知に煩わされることは避けたいので、メールのチェックは1日3回にするとか、自分ルールを持っておくことが望ましい。

大体こんなところが本をざっと読んだ感想かなぁ。